契約書や公正証書、示談書などの書類は、不備があると法的効力が発揮されません。
時間を費やして作成した書類を無駄にしないためにも、書類作成は慎重に行う必要があります。
書類作成の際に注意したいのが印鑑の使い方です。印鑑には種類があり、それぞれ役割が異なります。
署名と記名の違い
書類を作成する際、当事者の署名や記名が必要になります。署名と記名の意味は異なり、署名は本人が自筆で自分の名前を書く事、記名は自筆以外の方法で自分の名前を記す事を言います。自筆以外の方法には、パソコンによる印字やゴム印、他人に代筆してもらうなどが挙げられます。
署名は文章が真正に成立したと推定され、日本の慣習として捺印も同時に行われます。
一方の記名には必ず押印が必要で、「記名+押印」で署名と同じ効力になります。
証拠能力としては、（1）署名捺印（2）署名（3）記名押印（4）記名の順番になります。
契印
2枚以上の書類を作成する場合、それらが1つの書類である事を証明し、落丁や差し替えなどを防止するために押すものです。契印には署名捺印、または記名押印で用いた印鑑を使用します。ホッチキス留めの書類は、全ページの見開き部分にページをまたぐように押印します。製本された書類は、裏表紙と帯の継ぎ目部分に押印します。
割印
同じ内容の書類を複数部作成した際、文書の同一性や関連性を証明するため、各書面にまたがって押されます。割印は契印と異なり、署名捺印・記名押印に使用した印鑑でなくても構いません。
訂正印
記載した文書を訂正した後、訂正した事を証明するために押印するものです。訂正する場合は訂正箇所を二重線で消し、正しい語句を記載します。
訂正箇所の近くに押印、もしくは欄外に「○字削除」「○字加筆」などの記載と一緒に押印します。
契約書や公正証書などをただの紙切れにしないためにも、専門家に書類作成を依頼して書類不備のリスクを回避しましょう。
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